蓉巍小秘訣 45: 番茄鐘工作法

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什麼是「番茄鐘工作法 (Pomodoro Technique)」?

番茄鐘工作法是目前最流行關於正確管理時間和提高生產力的方法,80年代Francesco Cirilo開發關於時間管理方法的設計,Pomodoro是義大利文「番茄」的意思。原來是廚房用的番茄外型定時器,設定20-25分鐘進行倒數,過程中集中注意力做一件事情,定時器時間一到時間響就休息5分鐘,這樣等於完成了一個「番茄鐘」,接下來再開始25分鐘的工作。完成一個番茄鐘就在紙上記錄下來,做了4個循環後可以可以休息15-30分鐘。

定時器倒數時間提供一項很重要的視覺提示給使用者,會有一點壓力並持續的工作,在25分鐘裡集中處理一件事情,時間響了就休息做其他的事情,比如做做伸展、呼吸法,拿點飲料、上個廁所等等,就放鬆一下下。天天坐在辦公室可以利用休息時間提醒自己喝水並站起來動一動,每天久坐對身體會有負面的影響,像是腰酸背痛、血液不循環、肩頸僵硬等等。

你知道休息時間只有5分鐘,所以一但休息時間到了,會繼續忙正事,不會拖太久轉變為偷懶。休息時間可以讓你吸收剛才在做的事情,讓大腦放鬆 (提高大腦機能)。連續好幾個小時不停的工作、學習會導致很差的效果、品質和壓力,更容易分心,失去專注力,缺乏對細節的關注,可能會犯更多的錯誤,遺忘更多訊息。短時間的休息會讓大腦不會過度負荷,大腦寧可短期的強烈集中精力做一件事情,利用中間短短的休息時間恢復、吸收、消化處理。因此番茄鐘工作法是很完美的方式來促進焦點、創意力和敏捷的思維。

最重要是必須專注在「一件」事情上,一直到完成。這個方法會訓練你阻止外部和內部的分心。你也需要承諾自己在這25分鐘只能處理那份工作。一般打擾 -工作進行的事情都不是很重要,也可以稍後再處理也沒有關係,當下你的目標就是集中,沒有例外!

如果不可避免的必須中斷,就必需取消當次的番茄鐘,然後再重新開始。也可以快速推遲打擾的事情,做完番茄鐘再處理,比如同事要找你說什麼,你可以立即說你正在忙碌中,過幾分鐘再去找他們,或請他留下紙條,馬上再繼續進行當次的番茄鐘。

這個方法使用一段時間後你會開始知道當你在進行某種工作需要多少個番茄鐘,在未來可以省更多時間。你也有紀錄可以告訴你時間都花在哪裡了, 幫你按時工作或安排代辦事項,未來可以依據紀錄得知你的時間都花在什麼樣的地方,更有效率的安排和完成計畫。

番茄鐘工作法能消除所謂「多工處理」的迷思。大家一般都覺得「多工技能」是很了不起且值得佩服的事情(自身認為),但事實上這樣的「技能」並不存在。大部分的人會認為可以同時間做很多事情,但實際上不是,而是一下做這個,一會兒做那個,一直切換在不同的事件,不斷地轉移注意力,錯誤的相信他們是「同時間」做的更多。這樣導致很差的結果,糟糕的質量,成效不完整也完成較少的任務。番茄鐘工作法完全的把這樣的迷思消除,並且生產力真正的成效顯著提升。

在每一個番茄鐘工作法的前幾分鐘或在時間裡完成了任務的時間可以複習一下之前完成的項目,很多人都認為這樣做更有助於整體的效果 最原本的番茄造型定時器發揮很重要的作用,透過結合身體在物理動作上的設定定時器和搭配「滴答聲」,造成動作上和大腦集中在解決任務的連結,每次做相同的動作和聽到特定的聲音就會提示大腦要專心工作25分鐘囉!也會幫你建立動力和決心。

哪一些人可以獲得幫助呢?

對於一些喜歡推遲做事情,工作有壓力期限,或學生能更有效率的念書,番茄鐘工作法教你怎麼專心一意直到任務完成。這個方法呈現的效果不但質量好,數量也更好, -而且不會容易引起疲累和倦怠的感受,也不容易被其他外務分了心。

學生在準備課業時使用番茄鐘工作法會發現產生的效益非常大。長時間的學習卻缺乏休息會導致記憶的保留和質量非常的差。用這個方法讓學習更好玩, 同時教導他們如何維持專心的學習狀態,而不浪費時間,提高時間管理能力和組織能力。充分使用時間,該學習時間好好的學習,休息時愛怎麼玩就怎麼玩。從小就使用番茄鐘工作法是個 -非常好的習慣,之後也可以用於未來的事業生活中。

有一些人因為愛拖拉或沒有動力,因此缺乏生產力或成果很差,這使他們感覺到內疚。番茄鐘工作法可以讓他們專心一致高效率的完成工作,慢慢建立信心,獲得動力、紀律和毅力。使用過一陣子後讓你察覺到原來一般影響你分心的事情根本不重要,卻是使你浪費時間的主要因素,慢慢意識到辦事的優先順序,而不是安撫或順從別人的要求。

人們往往把注意力拉向許多不同的事物上,手機、社交媒體、電視、線上遊戲、購物網站、整理桌面、收發郵件,甚至是回覆其他的人的打擾,所以原本很快可以完成的工作,往往拖了好幾天甚至是幾周,而且品質也很差。截止日期通常帶給人比較多的壓力,覺得很疲累,但透過良好的時間安排也會幫助解決時間壓迫的這些問題。

生活中還可以用番茄鐘工作法做什麼呢?

正在學習新的語言或想要看完待看書單卻偷懶嗎?用番茄鐘工作法練出一身好習慣,更加集中精神和有效利用時間。一直拖拖拉拉開始做家事或洗車嗎?利用番茄鐘工作法把這些任務徹底解決。番茄鐘工作法是喜歡拖延和缺乏動力的殺手,它是個效率和生產力的創造者。 目前有許多APP、網頁和瀏覽器擴充程式來,下面有幾個我們最喜歡的…

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這個公司依據番茄鐘工作法製造出大型時鐘和手表。大時鐘使用在孩子的教室裡,孩子們非常喜歡,好玩有趣同時學習時間管理,非常具有寓教於樂。另外它們也有番茄造型定時器,雖然比較復古不像現在的高科技商品,但是呈現的效果卻非常好。

最後記得,不管使用什麼方式結果就是你的專注程度。集中一件事情,完成,換下一個任務,這樣的方式一定會達到很好的效果。同時處理很多任務,其實只是分散我們的注意力。想要知道更多大腦的力量?看看這篇文章教你如何增強大腦!

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